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                这些工具可以帮你快速培养成功的习惯

                2022-01-05 14:53:46生产力双创

                人月神话》中,提到过一个「Brooks 法则」:向一个】已经延误的软件项目加派人手,只会造成更大的延误。因为你需要把工作重新切分、梳理、分配,训练人员,重建团队的沟通模式,等等。这一切都会产生「协作成本」。


                很多时候,我们常常会忽视这些,隐藏在团队日常工作模式下的「协作成本」。会◥想当然地认为:10个人需要1个月,那15个人是不是就可以缩短到三周?20个人是不是只需要半个月?


                但绝大多数情况下,20个人,可能会变成1个半月。因为多了10个新人,沟通管道⊙从45增加到190,相当于沟通成本增加了3倍。


                这是一个非常简略□的计算(再强调一∴次,不要当真),但它的确更接近事实。


                那么,如何降低「协作成本」,提高团队的运作效率呢?



                1. 项目协作


                提高团队ㄨ协作效率,最首要的方式,就是「项目协作」。


                简而言之,就是让团队里的每一个人,不但看得到自己的任务,也能看♀得到其他人、乃至整个团队的所有任务。


                在这种模式下,所有人的任务都是透明的。每个人⌒ 可以直观看到,自己位于整个项目里面的哪个位置,自己要做的★任务ぷ,处于哪条链条,有着什么样的重要性。


                这样做的好处是:将每个▼团队成员的思维,从「任务」,变成「项目」。


                这两者有什么区别〗呢?「任务」是孤立的,而「项目」是任务的有序组合。


                当你聚焦在「任务」的时候,你只会想着〗「我要把它们做完」;但当你从项目的高度去看待时㊣,对于每一个⌒ 任务,要不要做?为什么做?什么时候做?跟谁对接?接下来如何处理?重要性和紧急性如何?都可以■一目了然。


                如果团队里的每一个人,都能用项目的角度去思考问题,那么,大家协作起来,就会特别有默契。因为在这个时候,每个人的目标都⊙是一致的。


                为什么〗许多优秀的团队,做起事情总是特别慢?很大一部分原因,就是因为每个人只看着自己的任务,没有把自己的目标与团队的目标,调适到同一个方向。


                这样,力量自然就被分散了。


                所以,我经常跟团队里的人说:永远不◥要只看着自己的事情,要关注整个项目,要时刻弄清楚:我们在做什么?为什么这么做?我做的事情有什么意义?我应该做什◣么,才能尽可能提高】整个项目的效率?


                只有建立这种思维,才能摆脱短视的影响,真正把精力投入在最重要的≡事情上。


                践行这套模式,最简单的方式,就是「看板」?—— 在一张◥白板上,将项目分成数个阶段,在每个阶段写上当前需要执行的任务,并标注清楚:由谁负责,何时提交,如何验收,等等。


                我们█团队尝试过多款数码工具,最后留下来的,是?Teambition。基本可以满足需求。


                举个例子:我们部门,会分成文案策划,前端设计,运营,推广这●几大块,于是,同步在 Teambition 中建立四个相对应的板块。运≡营要做一个活动,首先由策划搭建框架、文案完成主体内容(文案策划板块),然后向设计师下达需求(前端设计板∮块),与此同时,推广小组同步筹备对外传播(推广板块),最后活动上线,由运营维护效果,给出分析(运营板块)。


                在这整个过程中,运营人员作为活动的主控,可以看到每一●个环节的进展。每个小组现在进展如何?任务卡在谁的手上?哪个环节延误,哪个环节提前完成?一目了然。


                这套工具最吸引我的地方在于,它适用于多种不同的工作场景,可以根据自己的需求去定制工作流程和模板。


                如果你↘是研发团队,可以自行构建这几个板块√:需求池,开发中,测试,已上线。所有的需求先︼放在「需求池」,开始一个迭代,再选要完成的需求,按照「开发中」「测试」「已上线」的顺序执行。


                结合 Teambition 企业版的「自动化规则」功能,会更加方便▓ —— 事先设定好规则,当完成一个需求时,打钩,任务就会自动从「开发中」跳到「测试」,并分配给事先设置▽好的执行者。


                总而言之,这套模式的核心,是将整个项目的目标和进展,公开呈现给团队所有成员。唯有这样,才能确保每个人的目标与团队目标一致,实现效率的叠加。



                2. 文件协作


                如果你涉及㊣过稍微大一点的项目,你一定能够理解:要确保每个人所有的文档都是最新版,是一件多么麻烦的事情。


                假设团队有10个人,公司△和家里各1台电脑,就是20台电脑。一个项目做下来,怎么说←也得近百个文档(表单、方案、报告、记录等)。这些文档只要有一点修改,你就得确保,这20台电脑,所有的版本都同步到最新。


                这简直太折腾人⊙了。


                举个例子:


                AE 更新了客户的简报,在群里发了个「简报已更新,请下载」。文案〓没有及时看到,过了几个小时,消息已经被刷掉了。结果文案做了半天,发过去,AE 诧异:你怎么没有按最新版做?文案也纳闷:什么最新版∏?我没有看☆到哇。


                这种情况太常见了。大家一忙起来,连续几个小时不看信息,都是◣极正常的。要确保对方收◣到,只能要么直〓接跑过去,要么多发几次信息(打扰人),要么发邮件(不一定会看)。


                一天下来,大部分时间,都耗在信息传达上。


                那么,如何解决这个问题呢?


                很多团队会引入「网盘」 —— 比如360云盘、百度网盘,把最新文件放到网盘上,让团队成员去√下载。但本质上,并没有解决这个问题:它依然需要一个「下载」的步骤。在你使用任何一个文件之前,都得登录网盘,下载最新版本。


                这简化任何操作了吗?并没有。


                更好的方式是「同步盘」。国外,最主要的代表是?Dropbox。


                什么是同步盘?简而言之,它就是在每台电脑上,设置一个本地文件夹,并把这些文件夹,全部连成一片「云」。当任何电脑上任何文件发生改变后,就会立刻同步到所有电脑上。这个过程是全自动的,后台的,不需要进行任何操作。


                用一个场景来说明,就是:你每天回到家,打开家∩里的电脑,稍『等几分钟,所有的工作文件就全部自动更新到了最新版。直接使用即可。


                一开始,我们团队用的是金山快盘,很好用,只是后来停止服务了。不得已,找了半天替代产品,目前采⊙用的是▓亿方云。


                我个人用的是坚果云,因为已经付费买了全年。但是在团队协作上,由于有快盘的前车之鉴,我倾向于选择企业级服务,至少关停的可能性会※低一些。


                比起坚果云,亿方云的优势不少。一是企业级服务,比较放心;二是团队版♀(10人以内)永久免费;三是它提供了文档的实时、共同、在线编辑,这是一个巨大的痛点。


                易用性方面,亿方云比起快盘和坚果云,都要胜出不少。不但可以在本地文件夹操作,还有一个web版的管①理后台,可以进行详细的管理。邀请协作成员,管理协作成员,查看协作文件,查看别人分享给自己的文件,都非常方便。


                安全性方面,目前¤也令人满意。亿方云可以给每个成员设置详细的操作权限,可以通过「外部协作」功能,邀请客户、合作方参与协作,并严格与内部文件隔离,非常省心。


                如果说不足的话,那就是 Web 的管理界面稍微有点复杂,不太容易上手☆,一开ξ始可能得花一点时间,建立使用习惯。